Kursy online

Kurs Excela - autor: Grzegorz Ławniczek, www.natopie.pl

Otwieranie nowego dokumentu:
- Plik - Otwórz... (lub ikona) lub CTRL+O
- Otwieranie kilku dokumentów naraz - wyróżnić pliki i przytrzymać klawisz SHIFT lub CTRL.
- Plik - Otwórz... - Znajdź plik - Szukaj

Koniec pracy:
- ikona Zamknij (krzyżyk),
- zamknięcie 1 skoroszytu: Plik - Zamknij
- zamknięcie wszystkich skoroszytów: Plik + Shift - Zamknij wszystkie / Zakończ
- ALT+F4.

Budowa arkusza:
- dokument Excela - skoroszyt
- belka tytułowa - podaje nazwę pliku Przykład1.xls
- podstawowy obszar roboczy w skoroszycie - arkusz kalkulacyjny
(wiersze i kolumny) domyślna nazwa: Arkusz1.xls, Arkusz 2 itp. (jedynym ograniczeniem ilości arkuszy jest ilość pamięci - max. 255)
- 256 kolumn (od A, B...Z, AA, AB,..., BA, BB,..., IV) na 16384 wiersze (od 1, 2,...)
- do jednej komórki można wpisać 255 znaków (w Excelu 97 - 32000 znaków)
- na pasku formuł - mieszczą się "tylko" 1024 znaki
- pasek formuł - wpisywanie i przeglądanie danych znajdujących się w bieżącej aktywnej komórce arkusza
pokazuje, co znajduje się wewnątrz bieżącej komórki np. formułę
- plik (.XLS)
- pasek narzędzi (.XLB)
- folder XLStart - przy uruchamianiu Excela z tego folderu uruchamiane są skrypty oraz obszary robocze
- pole nazwy może zawierać:
- adres komórki
- liczbę zaznaczonych wierszy i kolumn podczas zaznaczania zakresu komórek
- nazwę zaznaczonego wykresu w obiekcie typu wykres
- nazwę zakresu występującego w skoroszycie
- pasek stanu: napisy - Gotowy, Edycja; Caps Look, NUM
suma na pasku stanu gdy zaznaczymy zakres komórek
z menu podręcznego wybrać inne operacje - najechać na wskaźnik automatycznego obliczania - inne operacje np. średnia, max., min.,
- arkusz roboczy, arkusz wykresów, moduł Visual Basic, Dialog, Arkusz Makr, Międzynarodowy Arkusz makr.

Wydawanie poleceń:
- pasek poleceń
- skróty
- menu podręczne - prawy przycisk myszki lub Shift+F10

Adresowanie komórek:
- klawisz F4 - zmienia adresy komórek

- względny (relatywny) np. A2 (zmienia się względem wiersza i kolumny)
- bezwzględny (absolutny) np. $A$2 - zablokowana komórka
- mieszany np. A$2 (zmienia się względem kolumny), $A2 (zmienia się względem wiersza)

- na bieżącym aruszu: H4
- na innym arkuszu w tym samym skoroszycie: Arkusz3!A15 (adres odnosi się do komórki A15 na arkuszu Arkusz3) - przed adresem komórki należy umieścić nazwę arkusza oddzieloną wykrzyknikiem
- w innym skoroszycie: [Przykład.xls]Arkusz2!B12 (adres odnosi się do komórki B12 na arkuszu Arkusz2, w skoroszycie o nazwie Przykład.xls) - adres komórki i nazwę arkusza należy poprzedzić nazwą pliku skoroszytu ujętą w nawias kwadratowy

Operatory adresów:
- jedna komórka: A4
- komórki: B4,D4
- zakres: B2:D2
- część wspólna (spacja): B8:D8 C7:C9

Przejścia między arkuszami:
- myszką
- Ctrl + Page Up/ Page Down
- 4 przyciski przewijania zakładek arkuszy: wewnętrzne - o jedną, zewnętrzne - do skrajnych

Rodzaje wskaźników:
- biały krzyżyk - zaznacza zakres
- czarny krzyżyk - kopiuje, wypełnia formuły
- podwójna strzałka na granicy komórek - zmienia szerokość kolumny lub wiersza

Wskazanie komórki:
- kliknięcie myszką
- klawisze kursorów (strzałek kierunkowych)
- kliknięcie pola nazwy z adresem komórki tuż przy pasku formuł i wpisanie nowego adresu
- Edycja - Idź do (F6 lub Ctrl+G) (zapamiętuje ostatnie 4 adresy komórek)

Wpisywanie danych:
- potwierdzenie - Enter, lub strzałką do następnej komórki
- wycofanie się - ESC
- usunięcie zawartości komórki z możliwością edycji - Backspace
- usunięcie zawartości komórki - Delete, lub Edycja - Wyczyść - Zawartość
- po zatwierdzeniu wycofanie się - Edycja - Cofnij (lub przycisk Cofnij - do 16 pozycji)
- zaznaczyć zakres, wpisać dane do jednej komórki, CTRL+Enter

Sprawdzanie pisowni: Narzędzia - Pisownia

Akceptacja danych: "ptaszek" lub Enter
Odwołanie danych: krzyżyk przy pasku formuł lub ESC

Pasek formuł:
- v - akceptuj
- x - zaniechaj
- fx - kreator funkcji

Poruszanie się po arkuszu:
- Home - początek wiersza
- Page Up/ Page Down
- End+Enter - do ostatniej zajętej komórki w bieżącym wierszu
- Ctrl + Home - początek arkusza A1
- Ctrl+End - przejście na koniec arkusza zapisanego danymi
- przycisk Scroll Look + strzałki do góry/w dół (wyłączyć Scroll Look)
- Enter - w dół lub inne ustawienie: Narzędzia - Opcje - Edycja "Przenieś zaznaczenie po naciśnięciu Enter - kierunek" np. w prawo
- Przenieś zaznaczenie po naciśnięciu Entera:
- w dół - Enter
- do góry - Shift+Enter
- w prawo - TAB
- w lewo - Shift + Tab

Zaznaczanie kilku komórek:
- przeciąganie myszką
- komórki przylegające: Shift + strzałki
- komórki nieprzylegające: CTRL + myszka

Widoki:
- Widok - Pełny ekran (taki sam powrót)
- Widok - Paski narzędzi - Duże ikony, Kolorowe ikony, Pokaż etykiety narzędzi (podpowiedzi gdy najedzie się myszką),
- Widok - Powiększenie (pomniejszenie) lub skala na ikonie

- klawisz graficzny zakończony trzema kropkami - otwiera następne okna

Pomoc:
- F1 - pomoc ogólna
- SHIFT + F1 - pomoc dotycząca wybranego elementu (kursor w postaci ?) lub
przycisk "Pomoc" - kliknij strzałką pomocy na element ekranu
(2x kliknąć - pole Szukaj - na temat polecenia)
- żarówka - kreator wskazówek - świeci się - pomoc (kliknj on/off)

Edycja:
CTRL+C - kopiowanie komórki do schowka (copy)
- kopiowanie przez przemieszczenie - myszka + CTRL
- przesuwające się krawędzie wokół kopiowanych komórek informują, że można ponownie wkleić - anulowanie wyróżnienia przez klawisz ESC.

CTRL+X - wycięcie (cut)
CTRL+V - wklejenie (paste)
- przeniesienie myszką gdy jest w postaci strzałki poniżej zakresu
- wskaźnik myszki nad krawędzią zaznaczonego obszaru. Nacisnąć przycisk Shift i przemieścić krawędź do nowego miejsca
- Edycja - Wklej specjalnie - Formuły/Wartości/Wszystko...

CTRL+" +Enter - wkleja dane jak w komórce powyżej (CTRL + SHIFT +')

CTRL+Z - cofnij (edycja), lub ikona
CTRL+Y - powtórz (edycja) np. robienie krawędzi

CTRL+S - zapisz
CTRL+F - znajdź (edycja) (i zamień na... - CTRL+H), uwzględnia formaty np. * - kilka znaków, ? - jeden znak.
- szuka tylko w wybranym obszarze, gdy się go wcześniej zaznaczy
- przed wywołaniem funkcji znajdź - wejść do komórki o szukanej wartości

ALT+ESC - przemieszczanie się pomiędzy programami
ESC (kliknięcie poza oknem dialogowym) - zamyka otwarte okno dialogowe

Kolumny:
- zaznaczenie nagłówka kolumny - Wstaw - Kolumna
- Dwukrotne kliknięcie uchwytu wypełnienia rozszerzenia od bieżącej komórki do wiersza na końcu przylegającego zakresu i wypełnia zakres danych.

Ustawianie szerokości kolumn:
- domyślna szerokość kolumny - 8 znaków
- aby zmieścić tekst - zwiększyć szerokość kolumny, zmniejszyć czcionkę)
- zaznaczenie i przeciągnięcie jej granicy (przy kilku kolumnach - wyrównuje względem ostatniej)
- do najszerszej zawartości - kliknąć dwukrotnie na granicy komórek
- zaznaczanie dowolnych kolumn - CTRL + SPACJA
- dopasowanie szerokości kolumny do zawartości komórek - 2 x kliknąć na prawej krawędzi nagłówka kolumny
- Automatyczne zawijanie tekstu:
1. dopasować szerokość kolumny
2. Format - Komórki - Karta Wyrównanie - zaznaczyć "Zawijaj tekst"

Wprowadzanie danych do zakresu komórek:
- zaznaczyć zakres
- w dół - Enter
- do góry - Shift +Enter
- w prawo - Tab
- w lewo - Shift+Tab

Narzędzia - Opcje:
Ogólne - rodzaj i wielkość czcionki, położenie domyślne plików, lista ostatnio używanych plików, nazwa użytkownika, liczba arkuszy w nowym skoroszycie (16)
- menu podręczne arkusza - Wstaw... / Usuń
- Wstaw - Arkusz

Ukrywanie:
- Okno - Ukryj (Plik - Odkryj)
- wierszy/kolumn
- Ukrywanie wierszy/kolumn - przeciągnąć na następną
- Odkrywanie wierszy/kolumn - przeciągnąć gdy na granicy (granica jest pogrubiona) pojawi się linia podwójna
- menu podręczne oznaczenia wiersza/komórki - ukryj/odkryj (zaznaczyć kilka wierszy/kolumn)

- Skoroszyt: Okno - Ukryj/Odkryj
- Arkusz: Format - Arkusz - Ukryj/Odkryj

- formuł:
zaznaczyć komórki zawierające formuły: Format - Komórki - Ochrona - Ukryj
a następnie Narzędzia - Zabezpieczenie - Zabezpiecz arkusz - Zawartość

Notatka:
Wstaw - Notatka
usunięcie: Edycja - Idź do... - Notatki (Edycja - Wyczyść - Notatki)

Rodzaje danych:
- numeryczne (tylko liczby): wyrównanie do prawej strony np. 3,4 ; 09 -> 9 ; (część całkowita oddzielona przecinkiem)
- wyrażenia tekstowe: wyrównanie do lewej strony np. '012 ; 1.2 ; lub "012", ala
- gdy chcemy wpisać liczbę jako tekst np. '123 (apostrof nie jest wyświetlany) lub "123"
- formuły rozpoczynamy znakiem =
- serie danych - wypełniamy przez przeciąganie (styczeń, kwartał I,)

styczeń pn 1999.01.03 05:30
luty wt 1999.01.04 06:00
marzec śr 1999.01.05 06:30
kwiecień cz 1999.01.06 07:00

- tablica np. 1;2\3;4

tzw. konkatencja - łączenie wartości tekstowych w formułach
znak & - ampersand ("i handlowe")
= " to jest wartość tekstowa" & "i to też"
= "Nazywam się"&" "&A1
liczba jako tekst - poprzedzona apostrofem '12

### - gdy liczba zbyt duża i nie mieści się w komórce - rozszerzyć kolumnę
, - ułamek np. 5,45 ; ,75 -> 0,75
% - np. 4% lub wpisać 0,04 i nadać format procentowy -> 4%
E - wykładnik dziesiętny np. 3E3 -> 3,00E+03 = 3000
- liczba ujemna np. -5 lub wpisać (5) -> -5
ułamki np. 0 1/2 (0 i spacja przed ułamkiem) -> 1/2
2 2/3 -> 2 i 2/3
1/8 -> 8 stycznia (domyślnie przyjmuje bieżący rok np. 8 stycznia 1999)

sposób formatowania dat, godzin, walut, zależy w Excelu od ustawień regionalnych Windowsa'95 (Panel sterowania ŕ Ustawienia regionalne)

data i godzina to też wartości liczbowe!,
data np. yy-mm-dd lub mm-dd

data bez dnia - domyślnie pierwszy dzień miesiąca
bez roku - domyślnie bieżący rok

daty - liczby całkowite
dla systemów Windows oraz Lotus 1-2-3 - system daty 1900
1 styczeń 1900 - liczba 1
2 styczeń 1900 - liczba 2

(dla komputerów Macintosh system daty 1904)

godziny - ułamki z przedziału 0-0,999
północ - 0
południe - 0,5
23:59 - 0,999

35795,75 - 31 grudnia 1997 r. O godz. 18:00

aktualna data: CTRL+; lub funkcja =dziś() -> 99-01-22

sprawdzenie formatu: format- komórki - liczby - daty/czas

godzina np. hh:mm:ss

15:00 - 3:00 PM 3:00 p
7:00 - 7:00 AM 7:00 a

01-sty-99 09:00
99-01-01 09:35
09:54:34
1-I-99 9:05 AM
1-01-99 9:35 9:05 PM

- aktualna godzina: CTRL + : (z SHIFT'EM)

- wielowierszowe nagłówki kolumn (podobne do twardej spacji) - na końcu wiersza lewy ALT + Enter

wartości logiczne:
a1=6
=a1>5 -> 0 (fałsz)
=a1<10 -> 1 (prawda)

Seria danych:

• na podstawie jednej wartości
  Styczeń Sty Poniedziałek Pon Okres1 Kwartał1 Grupa1 Pn

• na podstawie kilku wartości
  99-11-01 99-01-01 10% Sty #1 kw#1 1 Dzień 1 8:00
  99-11-02 99-02-01 20% Kwi #11 kw#2 5 Dzień 1 1/2 8:30

- zaznacz zakres - menu podręczne - wypełnij...
- listy: Narzędzia - Opcje - Listy (lub dodaj np. alfabet)
- Narzędzia - Opcje - Listy (Autowypełnianie)

Ciągi liczbowe:
wpisać np. "Kwartał 1" i przeciągnąć
- wpisać wartość do pierwszej komórki i wyróżnić razem z pozostałymi
Edycja - Wypełnij - Serie danych...

Działania arytmetyczne:
+ - * / ^(potęgowanie)
: generuje zakres komórek np. A1:A10
& (tzw. "i" handlowe - łączy kilka tekstów (wartości numerycznych) w jeden ciąg znaków np. =A1&A2

- znaki numeryczne: 0-9, + - ( ) / zł , % E e (z precyzją do 15 znaków)
- operatory porównań
= > < >= <= <>
np. =A1<25 (prawda/fałsz)

Polecenie Otwórz i menu podręczne (prawy przycisk myszki):
- usuń - usuwa plik
Powielanie komórek
- przez przeciągnięcie
- Edycja - Wypełnij - W dół/ W lewo

Nazwy:

Wstaw - Nazwy - Definiuj... - wstawia nazwę wybranego obszaru arkusza

Zabezpieczenie dokumentu:
- Otwórz - menu podręczne - otwórz w trybie "tylko do odczytu"
- Narzędzia - Ochrona - Chroń arkusz / Chroń skoroszyt - Hasło (potwierdzenie hasła, rozróżnia duże i małe litery), nie można zmienić zablokowanych komórek,
- Narzędzia - Ochrona - Nie chroń arkusza - należy wpisać hasło
Przed wydrukowaniem dokumentu
- sprawdzić na podglądzie
- Plik - Podgląd wydruku lub ikona ŕ Ustawienia, Marginesy (można ręcznie ustawić)
- Plik - Ustawienia strony: rozmiar papieru, orientacja drukowania, marginesy: lewy, prawy, górny, dolny; tekst nagłówka i stopki; numery stron (Auto tzn. od 1 lub wpisać inną wartość); jakość wydruku (w dpi), kolejność wydruku, drukowanie linii siatki,
- Plik - Ustawienia strony - Marginesy - Wyśrodkuj na stronie - W poziomie
- Plik - Ustawienia strony - Arkusz - Drukuj - linie siatki (wyczyść) / czarno-biało (gdy drukarka cz-b)/ Notatki
- ustawienie obszaru wydruku: zaznaczyć obszar - Plik - Obszar wydruku ŕ Ustaw obszar wydruku / Usuń obszar wydruku
- wydruk tytułowych wierszy tabel: Plik - Ustawienie strony - Arkusz - U góry powtarzaj wiersze (w dokumencie zaznaczamy wszystkie wiersze zawierające tytuły) lub Z lewej powtarzaj kolumny

Zmiana nazwy arkusza:
- dwa razy kliknąć na nazwie (fiszce) arkusza
- menu podręczne fiszki arkusza - Zmień nazwę...

Tabela:
- zaznaczyć obszar
- ikona "obramowanie" lub ikona "kolor"
- Format - Komórki - Obramowanie / Kolor obramowania
- Format - Komórki - Desenie
- Format - Autoformatowanie (format tabeli z gotowej listy formatów)
- Podgląd wydruku jest czarno-biały

Wykres:
- zaznaczenie zakresu komórek z danymi
- kliknięcie na ikonę Kreator wykresu (krok po kroku)
- kopiowanie wykresu - przenoszenie z wciśniętym przyciskiem CTRL
- łączenie wykresów: zaznaczyć wykres (dwukrotnie kliknąć, skopiować i wkleić do innego (otwartego!)
- łączenie danych z wykresem: zaznaczyć na wykresie napis, na pasku formuł wpisać =, zaznaczyć daną komórkę i Enter
- usunięcie rysunku z wykresu: wyróżnić serię, Edycja - Wyczyść - Format

Formatowanie wykresu:
- kołowy - przeciąganie węzłów na zewnątrz.

Ułatwienia:
- powiększanie obrazu: od 25 do 200 % - ikona "Powiększenie", Widok - Powiększenie
- Widok - Pełny ekran
- Powiększanie przycisków pasków narzędzi: Widok - Paski narzędzi - opcja "duże ikony"
- wielkość czcionki w nagłówkach kolumn, wierszy, pasku formuł i stanu: Narzędzia - Opcje - Ogólne - wielkość czcionki
- dostosowanie paska narzędzi, makra
- aby obliczyć sumę: przycisk Autosuma (można wstawić jednocześnie do kilku komórek), suma na pasku stanu (lub inna funkcja)
- formatowanie tabeli: zaznacz komórki, Format - Autoformat
- szybkie kopiowanie formatów - przycisk Malarz formatów:
zaznaczyć komórkę kopiowanego formatu, nacisnąć malarza formatów, zaznaczyć formatowaną komórkę (zakres)
- Narzędzia - Opcje - Edycja - zaznaczyć "edycja bezpośrednio w komórce"
"włącz Autouzupełnianie wartości komórek"
Tworzenie nowego paska narzędzi:
- Widok - Paski narzędzi - Dostosuj (Nowy, Nazwa paska, OK.)

Udostępnianie niestandardowych pasków przez dołączenie do skoroszytu:
- Dostosuj ŕ Paski narzędzi ŕ Dołącz (zaznacz, kopiuj, OK.)

Okna:
- Okno - Rozmieść - Sąsiadująco/poziomo/Pionowo/Kaskada
- Okno - Ukryj/Odkryj
- Okno - Zablokuj okno (zaznaczenie okna)

Podział okna na panele:
- Przeciągnąć jeden z prostokątów podziału arkusza
- Poruszanie się w panelu - myszka lub F6

Przekształcanie skopiowanego tekstu do Excela:
- wkleić tekst i zaznaczyć
Dane - Tekst jako kolumny (ustawienia separatorów)

Informacje z innych aplikacji:
- łączenie - utrzymuje połączenie z dokumentem źródłowym, gdy ten ulega częstym zmianom (Edycja - Wklej specjalnie - Łącze)
- osadzanie - obiekt osadzony staje się integralną częścią skoroszytu, nie zmienia się, znajduje się w wielu dokumentach. (Edycja - Wklej)

Wysłanie skoroszytu przez Internet (MS Mail):
Plik - Wyślij
Plik - Dodaj listę wysyłkową

Analiza błędów:
- zaznaczenie błędnej komórki - Narzędzia - Nadzór - Śledź błędy / usuń strzałki
- pokazuje strzałkami zależności: Narzędzia - Nadzór - Śledź zależności
- pokazuje strzałkami składowe formuł: Narzędzia - Nadzór - Śledź poprzedniki